Så här använder du videomötesfunktionen
Det har precis blivit enklare att starta ett videomöte. Allt du behöver finns nu på ett ställe – du hittar det under fliken Meddelanden.
Innan du börjar
Se till att du har följande redo beroende på vad du behöver:
- Åtkomst till fliken Meddelanden i webb- eller skrivbordsappen.
- Microsoft- eller Google Kalender ansluten om du vill bjuda in interna och externa gäster och se dagens möten synkroniserade med din kalender. För att ansluta ditt konto, gå till Inställningar > Mitt konto > Anslutna tjänster.
Mötenas landningssida
Den nya landningssidan för möten samlar alla dina alternativ för videomöten på ett ställe:
- Öppna webb- eller skrivbordsappen.
- Gå till fliken Meddelanden.
- Och klicka sedan på Möten.
Här är vad du hittar på landningssidan:
| Alternativ | Vad den gör |
|---|---|
| Direktmöte | Starta ett möte nu och dela länken direkt |
| Skapa ett rum för senare | Ställ in ett mötesrum i förväg, starta den när du är redo |
| Ditt personliga mötesrum | Ditt personliga rum som alltid är på, bara ett klick för att starta |
| Dagens möten | Se alla dina synkroniserade möten (Google, Teams, Zoom med flera) med länkar för att ansluta |
| Schemalägg i Google Kalender | Skapa mötesinbjudan via din Google-kalender |
| Schemalägg i Microsoft-kalendern | Skapa mötesinbjudan via din Microsoft-kalender |
Klicka på flikarna nedan för att läsa mer om de olika alternativen du kan välja mellan under fliken Möte:
Alternativ 1 – Direktmöte
Behöver du börja ringa direkt? Så här gör du:
- Klicka på Nytt möte.
- Välj Direktmöte.
- Du kommer att tas direkt in i mötet.
- Ett popup-fönster med en länk kommer att visas.
- Dela det med deltagarna så att de kan vara med.
- Eller lägg till deltagare direkt inifrån mötet.
- Dela det med deltagarna så att de kan vara med.
Så här fungerar chatten i direktmöten:
- En tillfällig chatt är tillgänglig så snart mötet börjar – alla kan skicka meddelanden direkt.
- Meddelanden sparas inte som standard – tänk på det som en whiteboardtavla som raderas när alla lämnar.
Vill du behålla chatten?
Om du någon gång bestämmer dig för att spara konversationen.
Aktivering av chatthistorik är endast tillgängligt för interna användare/uppdrag.
- Klicka på Aktivera chatthistorik.
- I nästa steg kan du omvandla den tillfälliga chatten till ett permanent rum.
Härifrån kan du:
- Spara alla meddelanden från och med den tidpunkten.
- Håll samtalet vid liv efter att mötet är slut.
Observera
Sparad chatthistorik är endast synlig för interna deltagare.
Alternativ 2 – Skapa ett rum för senare
Vill du boka ett möte i förväg? Med det här alternativet kan du skapa ett rum nu och starta det när du är redo – perfekt om du inte har tillgång till Outlook-pluginet.
- Klicka på Nytt möte.
- Välj Skapa ett rum för senare.
- Välj ett namn och lägg till deltagare. Välj även Mötesåtkomst, vilka som ska kunna gå med i det här rummet.
- När du är klar klickar du på Skapa rum.
- Ditt rumär skapat – du har två alternativ härifrån:
- Kopiera fullständiga detaljer – Kopiera och klistra in mötesinformationen i din kalenderapp för att schemalägga det manuellt.
- Starta möte – Ansluter till mötet omedelbart när du är redo.
-
Kom till rummet – Öppnar chattrummet så att du kan dela information med deltagarna före mötet.
- I chattrummet kan du i högerpanelen gå till inställningar, se och lägga till medlemmar, sammanfatta meddelanden och gå direkt till mötets videorum.
Hantera mötesdeltagare
Under ett möte kan du hantera vem som har permanent åtkomst till chattrummet. Gäster (deltagare som inte är permanenta rumsmedlemmar) listas tydligt separat så att du alltid vet vem som är på besök.
- På fliken Chatt och i sektionen Medlemmar har varje intern deltagare en Lägg till- knapp bredvid sitt namn.
- Om du klickar på Lägg till visas ett bekräftelsemeddelande: "Varning – detta ger dem permanent åtkomst till rummet" – så inga oavsiktliga tillägg.
Permanenta rumsmedlemmar listas alltid separat från gäster.
Observera
Permanent rumsmedlemskap är endast tillgängligt för interna deltagare.
Alternativ 3 - Ditt personliga mötesrum
Ditt personliga mötesrum är alltid påslaget och redo att användas – bara ett klick bort när du än behöver det.
Här kan du:
- Stäng av mikrofonen innan du går med.
- Stäng av kameran innan du går med.
- Ställ in en bakgrundsbild eller ett filter innan du går med.
-
Gå med i mötet direkt via knappen Gå med.
- Konfigurera dina mikrofon-, högtalar- och kamerainställningar innan du går med.
-
Visa och kopiera anslutningsinformation och hantera mötesåtkomst (vem som ska kunna delta i ditt personliga möte).
- Gå med på en annan enhet.
-
Schemalägg mötet i din externa kalender.
Bra att veta
Ditt personliga mötesrum hittades tidigare under PBX-tjänster > Möten. Det har nu flyttats till den nya landningssidan för möten på fliken Meddelanden.
Alternativ 4 - Dagens möten
Se alla dina kommande möten för dagen i en lista – inklusive länkar från Google Meet, Teams, Zoom med mera. Inget mer flikhoppande för att hitta din anslutningslänk.
För att få detta att fungera:
- Gå till Inställningar > Mitt konto > Anslutna tjänster.
- Anslut ditt Microsoft- eller Google-konto.
- När du är ansluten klickar du på din e-postadress på samma sida.
- Aktivera Kalender för att starta synkroniseringen.
Observera
Möteslistan uppdateras var tionde minut. Om ett möte saknas, kontrollera att kalendersynkronisering är aktiverad.
Alternativ 5 – Möte via Google- eller Microsoft-kalender
Skapa mötesinbjudningar via Google och Microsoft direkt i webb- och skrivbordsappen.
- Klicka på Nytt möte.
- Välj Schemalägg i Google Kalender eller Schemalägg i Microsoft Kalender.
- Du kommer att omdirigeras till din kalender där du kan schemalägga mötet efter behov – möteslänken är den som genereras från appen.
Kontroller och funktioner under samtal
När samtalet har startat har du tillgång till följande alternativ:
- Du kan expandera samtalswidgeten till helskärm, den högra panelen eller den nedre fältet. Om du minimerar till den nedre fältet kommer videoflödet att döljas.
- Klicka på kugghjulsikonen för att ändra dina ljud- eller videoinställningar (t.ex. byta till headset).
- Visa nuvarande deltagare eller klicka på Lägg till deltagare för att bjuda in andra.
- Få åtkomst till möteslänken och informationen för att skicka till externa gäster eller kunder.
- Använd ikonerna för att stänga av mikrofonen eller slå på/av kameran.
- Välj Bakgrunder och effekter för att sudda ut ditt rum eller välj en virtuell bakgrund.
- Öppna chattfönstret med din kollega utan att lämna samtalet.
- Dela helt enkelt din skärm.
Värdkontroller
Det är möjligt för personer i samma möte att arbeta som värd – för att lägga till några begränsningar för mötet. Dessa kallas värdkontroller. Se nedan för de faktiska funktionerna:
Mötesåtkomstnivåer
En inställning, fyra nivåer från minst till mest restriktiv:
- Vem som helst – detta är standardinställningen: externa deltagare väntar alltid på godkännande för att delta i mötet.
- Vem som helst inom organisationen – vem som helst inom din organisation kan delta i mötet.
- Endast medlemmar – endast utvalda medlemmar får delta i mötet.
- Ingen (helt låst) – Att låsa ett möte är bara att ställa in åtkomst till "Ingen".
Det är också möjligt att uppdatera den här inställningen när rummet skapas, i möteslobbyn och under pågående videomöten. Om den görs under det pågående mötet träder den nya inställningen i kraft för nya deltagare som ansluter sig till mötet.
Bra att veta
Det finns ingen enskild "värd"-roll. Den som är administratör för mötets chattrum har fullständig värdskapsförmåga – så kontrollen över mötet är inte begränsad till en enda person som kanske inte ens är där.
Vad kan en värd och andra interna användare göra? Se nedan:
Ändra inställningar för "förhindra att deltagare går med före värden" – endast värden
Aktivera chatthistorik – endast värd
Ta bort deltagare – endast värd
Uppdatera åtkomstinställningar för mötet före och under mötet – endast för värd
Andra kontroller under möten och vem som kan utföra dem:
Acceptera/neka deltagare – tillgängligt för alla interna användare inklusive värden
Stäng av ljudet för en deltagare – tillgängligt för alla interna användare inklusive värden
Stäng av kameran för en deltagare – tillgängligt för alla interna användare inklusive värden
Externa deltagare: De går alltid igenom "Väntar på godkännande" och måste släppas in av interna deltagare i mötet. Detta gäller även när reglaget "Låt personer gå med innan värd" är "AV".
Interna deltagare: Om "Låt personer gå med innan värden" är "AV" ser interna deltagare meddelandet "Väntar på värd". Om "Låt personer gå med innan värden" är "PÅ" läggs de interna deltagarna till i mötet enligt mötesåtkomstinställningarna.