Grupper används för att enkelt samla kollegor och administrera vilka användare de ska kunna se, samt vilka personer en administratör ska kunna göra ändringar för. För att kunna administrera grupper behöver du vara administratör och ha tillgång till Admin portalen.

För att komma åt gruppinställningarna, gå till Användare > Grupper. För att skapa eller ta bort en grupp, eller redigera vilka användare och växeltjänster som ingår i en grupp, klickar du på Hantera grupper där du ser en komplett lista över dina grupper.

Om du skapar eller väljer en befintlig grupp från listan får du följande vy:

Tjänsterna till vänster är de användare och växeltjänster som för närvarande ingår i gruppen, medan tjänsterna till höger är de som står utanför. För att flytta användare mellan de två sidorna använder du X - och +- knapparna som visas till höger om tjänsterna, eller så kan du dra användarna från en sida till den andra. Det går också att söka efter namn och nummer via filterfälten längst upp, och via rullgardinsmenyn kan du ändra kategorin av tjänster om du bara vill se kollegor, växeltjänster eller BLF (kontakter/profiler).

För att välja vilka grupper en specifik användare ska kunna se i adminportalen, mobilappen, softphone eller fast telefon (BLF) (mer information om BLF nedan), markerar du en eller flera användare i listan på fliken Grupper och väljer sedan vilka grupper de markerade användarna ska kunna se via menyn som visas till höger.

BLF

BLF står för Busy Lamp Field och används för att visa valda kollegor, externa kontakter och profiler på snabbknapparna på en bordtelefon.

Det finns tre typer av BLF:

• BLF (snabbval till en kollega via Telavox med möjlighet att se om de är tillgängliga, indikerat av följande ljus: grönt, rött eller blinkande rött).
• Kontakter (snabbval till en extern kontakt).
• Profil (ändrar din profil i Telavox).

För att välja vilken grupp en användare ska kunna se på snabbknapparna på sin telefon, ställer du in detta i gruppssynlighetsmenyn (3) under inställningen Fast telefon (BLF).

När du skapar en grupp som du vill använda som BLF gör du detta som vanligt via Hantera grupper (4), där du kan lägga till kollegor och växeltjänster i gruppen, men också externa kontakter ("BLF - Kontakter") och profiler ("BLF - Profiler") som kan filtreras via rullgardinsmenyn. BLF-kategorierna (kontakter och profiler) fungerar endast i samband med BLF på en bordtelefon och påverkar inte synligheten i Telavox-gränssnittet.

Behörigheter och grupper

Grupper kan även användas i samband med behörigheter och inte enbart för synlighetsinställningar. Under Användare > Behörigheter kan du administrera vilka behörigheter olika användare har. Om du tidigare har skapat grupper kan du välja att en användare exempelvis endast ska ha åtkomst till Administration, Inspelade samtal, Medlyssning och Statistik för en specifik grupp - istället för "Alla", vilket är standardalternativet där användaren får behörighet över alla användare i företaget.

Om en användare har administratörsbehörighet över en specifik grupp och inte "Alla" kallas detta för en Subadmin. Om en subadmin loggar in i Admin portalen kommer vissa flikar att saknas, eftersom en subadmin inte kan administrera exempelvis: Grupper, Behörigheter, Telefonnummer eller Licenser.