Grupper brukes til enkelt å gruppere kolleger og administrere hvilke brukere de skal kunne se og ikke, samt hvilke personer en administrator skal kunne gjøre endringer på. For å kunne administrere grupper må du være administrator slik at du kan logge inn på Telavox Administratorportalen.
For å få tilgang til gruppeinnstillingene, klikk på Brukere > Grupper. For å lage eller slette en gruppe, eller for å endre hvilke brukere og bedriftsnett-tjenester som inngår i en gruppe, trykker du på Administrer grupper. Der vil du se fullstendig liste over gruppene dine.
Hvis du lager eller velger en allerede eksisterende gruppe fra listen, får du opp følgende:
Tjenestene på venstre side er brukere og bedriftsnett-tjenestene som for øyeblikket er med i gruppen, mens tjenestene på høyre side er de som står utenfor. For å flytte brukere mellom de to sidene, bruker du X- og +-knappene til høyre for tjenestene, eller du kan dra brukere fra den ene siden til den andre. Det er også mulig å søke på navn og nummer via 'Filtrer...'-feltene øverst. I rullegardinmenyen kan du endre kategori hvis du kun ønsker å se kollegaer, bedriftsnett-tjenester eller BLF (kontakter/profiler).
For å velge hvilke grupper en spesifikk bruker skal kunne se i administratorportalen, mobilappen, softphone eller fasttelefon (BLF) (se mer info om BLF nedenfor), markerer du én eller flere brukere i listen under fanen Grupper. Velg deretter hvilke grupper de valgte brukerne skal ha tilgang til via menyen som dukker opp til høyre.
BLF
BLF står for Busy Lamp Field og kort fortalt brukes dette til å vise utvalgte kolleger, eksterne kontakter og profiler ved hurtigtastene på en bordtelefon.
Vi har tre typer BLF:
- BLF (hurtigvalg til din kollega via Telavox og mulighet for å se om de er tilgjengelige, indikert med følgende lys: grønt, rødt eller blinkende rødt).
- Kontakter (hurtigoppringing til en ekstern kontakt).
- Profil (endrer profilen din i Telavox).
For å velge hvilken gruppe en bruker skal kunne se ved hurtigtastene på terminalen sin, setter du ganske enkelt dette i gruppesynlighetsmenyen (3) under innstillingen Fasttelefon (BLF) .
Når du oppretter en gruppe du ønsker å bruke som BLF, gjør du dette som vanlig via Manage Groups (4) hvor du kan legge til eventuelle kollegaer og utveksle tjenester til gruppen, men også eksterne kontakter ("BLF - Contacts") og profiler ("BLF - Profiler") som kan filtreres via rullegardinmenyen. BLF-kategoriene (kontakter & profiler) fungerer kun i forbindelse med BLF på en bordtelefon og påvirker ikke synligheten i Telavox-grensesnittet.
Tillatelser og grupper
Grupper kan også brukes i forbindelse med tillatelser og dermed ikke bare for synlighetsalternativer. Under Brukere > Tillatelser kan du administrere hvilke tillatelser ulike brukere har. Hvis du tidligere har opprettet noen grupper, kan du velge at en bruker for eksempel kun skal ha tilgang til Administrasjon, Innspilte anrop, Medlytting og Statistikk for en bestemt gruppe og ikke "Alle" som er det vanlige alternativet hvor brukeren får rett over alle brukere i bedriften.
Hvis en bruker har administratorrettigheter over en bestemt gruppe og ikke "Alle", kaller vi dette en Sub-admin . Hvis en underadministrator logger inn på Administratorportalen , vil denne brukeren mangle visse faner i Administratorportalen fordi en underadministrator ikke vil kunne administrere for eksempel: Grupper, Tillatelser, Telefonnumre, Lisenser.