Handleiding voor zelfbedienings-AI-receptionist

Gefeliciteerd! U beschikt nu over uw eigen AI- receptionist die de inkomende telefoongesprekken van uw bedrijf afhandelt. In dit document worden de functionaliteiten en configuratieopties beschreven.

Dit is een product in snelle ontwikkeling, dus verwacht continue updates met nieuwe functionaliteiten en verbeteringen die uw AI- receptionist beter en meer aanpasbaar aan uw behoeften maken.

Neem gerust contact met ons op als u vragen heeft of hulp nodig heeft. U kunt altijd contact opnemen met onze klantenservice. Alle vragen en feedback zijn welkom.

Algemene configuratie

In uw beheerdersportaal vindt u nu een nieuw menu-item onder AI- agenten , waar u uw AI- receptionist kunt vinden. Op deze pagina kunt u een nieuwe AI- receptionist aanmaken en de algemene informatie en rolspecifieke instellingen van de AI-receptionist beheren.

Nieuwe AI-receptionist

Om een nieuwe AI- receptioniste in te stellen, moet u de benodigde gegevens invullen , zoals naam , land , telefoonnummer , factuuradres en functie . Klik vervolgens op 'Aanmaken' .

Rolspecifieke instellingen

Welkomstbericht

U kunt het welkomstbericht configureren dat de AI- receptionist zal gebruiken om de gesprekken met de bellers te starten.

Reservenummer

Optioneel kunt u een reservenummer instellen. Dit nummer kan door de AI- receptionist worden gebruikt als deze bijvoorbeeld het gesprek niet naar behoren kan afhandelen.

Veelgestelde vragen en kennis

Om de AI- receptionist in staat te stellen vragen over uw bedrijf te beantwoorden , kunt u deze ook voorzien van een kennisbank . Dit doet u via een vrij tekstveld in de configuratie van de AI- receptionist . Dit tekstveld kan maximaal 25.000 tekens bevatten, ofwel ongeveer 15 pagina's tekst.

Je kunt hier alle informatie toevoegen die je nuttig vindt, in elke gewenste taal, zelfs een combinatie van talen is toegestaan. Om te beginnen raden we je aan relevante informatie van je website in dit veld te kopiëren en te plakken.

FAQ Insights (beta)

We sturen ook regelmatig e-mails naar de contactpersoon die u aan ons heeft doorgegeven voor de AI- receptionist . Deze e-mail bevat een lijst met vragen die de AI- receptionist niet kon beantwoorden op basis van uw daadwerkelijke belgeschiedenis, zodat u de FAQ kunt bijwerken met de relevante informatie.

Voeg een AI-receptionist toe aan uw telefooncentrale.

Nu is het tijd om de AI- agent toe te voegen aan een IVR- en een wachtrijsysteem , zodat de AI- agent telefoontjes van uw klanten kan gaan beantwoorden .

IVR

Ga naar het tabblad PBX- services > selecteer IVR > klik op een van de toonopties en selecteer de gebeurtenis " Collega " en kies de AI- agent in de lijst.

Wachtrijsystemen

Ga naar het tabblad PBX -service > selecteer onder Wachtrijsystemen de gewenste wachtrij > ga naar de ledeninstellingen en voeg de AI- agenten toe aan de lijst.

Vaardigheden

Voor de eenvoud hebben we de functionaliteit van de AI- receptionist onderverdeeld in verschillende vaardigheden, die u uiteindelijk naar wens kunt in- en uitschakelen. Er zullen in de loop der tijd ook meer vaardigheden worden toegevoegd.

Operator

Met de operator-skill kan uw agent gesprekken doorverbinden en berichten doorgeven aan collega's en wachtrijen binnen uw organisatie . De informatie die u in het Telavox- platform hebt opgeslagen , wordt door de agent gebruikt om de juiste doorverbindingsbeslissingen te nemen . In de praktijk betekent dit dat u het gedrag van de AI- receptionist kunt aanpassen door de volgende gegevens te wijzigen:

1. Contactkaart van collega's . In het beheerdersportaal > Gebruikers- en contactgegevens , zal het toevoegen van een trefwoord aan een collega , zoals " Gesprekken niet naar mij doorverbinden " , door de AI- receptionist worden geïnterpreteerd als het niet doorverbinden van gesprekken naar die collega.
   Deze instelling kan ook worden beheerd in de web- en desktop- app onder Contacten > Contactgegevens .
   
   
2. E-mailadres en trefwoorden voor wachtrijen . In het beheerdersportaal onder PBX -services > Tabelweergave kunt u, door een wachtrij te selecteren , een e-mailadres en trefwoorden voor uw wachtrijen instellen. Deze worden door de agent gebruikt bij het nemen van routeringsbeslissingen en het verzenden van berichten naar het e-mailadres van de wachtrij.
   
   Je kunt de AI- receptionist bijvoorbeeld vertellen welk type oproepen naar de wachtrij moeten worden doorgeschakeld of welke informatie moet worden verstrekt bij het aannemen van een bericht voor de wachtrij.
   Deze instelling kan ook worden beheerd in de web- en desktop- app onder PBX - services > Wachtrijsystemen > Instellingen .

Gespreksanalyse (beta)

Ongeveer een week nadat uw AI- receptionist is geleverd, kunt u de functie voor gespreksanalyse in de Telavox -app gebruiken.

Hiermee kunt u de gespreksgeschiedenis bekijken en statistieken over de afhandeling van gesprekken door de agent inzien, en problemen met gesprekken oplossen door de transcripten van individuele gesprekken te bekijken.

Je vindt het in de Telavox- app door te navigeren naar PBX -services > AI- agenten en vervolgens, wanneer je de AI- agent opent, op de knop met het staafdiagram te klikken.