Carnet d'adresses
Le carnet d'adresses est accessible depuis le menu principal à gauche du portail d'administration . Il offre une vue pratique de l'ensemble des utilisateurs et des contacts de votre environnement client, y compris les adresses e-mail et les numéros de téléphone.
- Accédez au portail d'administration .
- Accédez à l’onglet Carnet d’adresses .
- Cliquez sur Créer un nouveau contact .
- Choisissez de créer un contact unique ou d'importer à partir d' un fichier .
Ouvrez les onglets ci-dessous pour en savoir plus sur la création d'un contact et l'importation à partir d'un fichier :
Créer un contact
- Choisissez Créer un contact .
- Remplissez les coordonnées .
- Cliquez sur Créer pour enregistrer le contact.
- Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste pour modifier les coordonnées ultérieurement si nécessaire.
Importer à partir d'un fichier
- Choisissez Importer à partir d'un fichier .
- Et puis sélectionnez le fichier .
- Après avoir importé votre fichier de contacts, vous devrez associer ses colonnes aux champs appropriés avant de l'enregistrer. Par exemple, si votre fichier comporte une colonne « Prénom », sélectionnez « Prénom » comme champ correspondant.
- Une fois terminé, cliquez sur Importer .
Importer des contacts
Si vous avez des contacts enregistrés aux formats CSV ou VCF , vous pouvez les importer. Consultez les instructions relatives aux [fichiers CSV] et aux [fichiers VCF] pour connaître la procédure détaillée d'exportation de vos contacts dans ces formats.
Instructions pour les fichiers CSV
Pour importer des contacts depuis Outlook au format csv :
- Sélectionnez « Fichier »
- Sélectionnez « Importer / Exporter »
- Sélectionnez « Exporter vers un fichier »
- Sélectionnez « Valeurs séparées par des virgules (Windows) »
- Sélectionnez « Contacts »
- Sélectionnez « Enregistrer »
- Enregistrez le fichier dans un emplacement approprié
- Assurez-vous que « Exporter les contacts depuis le dossier : Contacts » est sélectionné et appuyez sur « Appliquer »
- Cliquez sur Importer à partir d'un fichier dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur « Sélectionner un fichier » pour sélectionner votre fichier CSV
- Retrouvez votre fichier dans le catalogue qui apparaît
- Après avoir sélectionné votre fichier, vous serez redirigé vers une page d'aperçu. Vous pourrez y spécifier les correspondances à appliquer entre les colonnes de votre fichier et les champs des contacts
- Si l'une des colonnes est marquée en rouge, cela signifie qu'il y a une valeur dans cette colonne qui ne répond pas aux exigences de format du champ sélectionné
- Si vous rencontrez des difficultés lors de l'import de vos contacts, ou si des caractères étranges apparaissent, vous pouvez essayer de changer d'encodage. Cette option est disponible dans l'aperçu qui s'affiche lors du chargement de votre fichier de contacts.
Conditions requises pour le fichier téléchargé :
- Les valeurs dans le fichier doivent être séparées par des virgules
- La première ligne correspondra aux valeurs de toutes les colonnes de contacts. Ainsi, si vous y trouvez un contact, il ne sera pas chargé. Par exemple
- LIGNE 1 : Titre 1,Titre 2[, etc.,]
- LIGNE 2 : Anders
- LIGNE 3 : Lisa,Larsson[,etc., ]
Instructions pour les fichiers VCF
Pour importer vos contacts au format vcf :
- La plupart des clients de messagerie ( Outlook, Outlook Express, Mail OS X, G-mail, etc. ) peuvent exporter les coordonnées au format vCard
- Commencez par exporter les contacts de votre programme de messagerie ou de votre liste de contacts
- Cliquez sur Importer à partir d'un fichier dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur « Sélectionner un fichier » pour sélectionner votre fichier vcf
- Retrouvez votre fichier dans le catalogue qui apparaît
- Après avoir sélectionné votre fichier, vous serez redirigé vers une page d'aperçu. Vous pourrez y spécifier les correspondances à appliquer entre les colonnes de votre fichier et les champs des contacts
- Si l'une des colonnes est marquée en rouge, cela signifie qu'il y a une valeur dans cette colonne qui ne répond pas aux exigences de format du champ sélectionné
- Si vous rencontrez des difficultés lors de l'import de vos contacts, ou si des caractères étranges apparaissent, vous pouvez essayer de changer d'encodage. Cette option est disponible dans l'aperçu qui s'affiche lors du chargement de votre fichier de contacts.
Masquer l'utilisateur
Les utilisateurs peuvent être masqués afin qu'ils ne soient pas visibles dans les applications.
- Connectez-vous au portail d'administration .
- Cliquez sur Utilisateurs .
- Accédez à Autres paramètres .
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Masquer l'utilisateur .
- Sélectionnez Oui .
