Jonotusjärjestelmä on käytetyin vaihdepalvelumme, jossa käyttäjät vastaanottavat puheluita asetetun soittostrategian mukaisesti – eli tietty käyttäjäryhmä vastaanottaa jonoon tulevia puheluita asetetun strategian perusteella. Katso alla oleva video uuden jonon luomisesta ja sen asetusten muokkaamisesta tai katso alla oleva vaiheittainen opas!

Jonon luominen

Jonon luominen...

1. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa plusmerkkiä ja valitse sitten Jonotusjärjestelmä
2. Nimeä jono, valitse sen maa ja valitse sille numero (ja laskutuspaikka tarvittaessa)
3. Napsauta Luo PBX-palvelu
4. Ja jono on luotu!

Jonon määrittäminen

Kun jono on luotu, sinun on vielä määritettävä joitakin asetuksia, jotta jono toimii, joten katsotaanpa, miten se toimii!

1. Jonon yläreunassa näet jonon nimen ja numeron (kohta 1. yllä olevassa kuvassa)
2. Voit tarvittaessa muokata jonon aukioloaikoja napsauttamalla kellokuvaketta (kohta 2. yllä olevassa kuvassa). Kun lisäät jonon aukioloaikoja, määritä tunnit, jolloin jono on suljettu. Huomaa, että sinun on asetettava aukioloajat tulevaan aikaan; menneeseen aikaan aukioloaikojen asettaminen ei ole mahdollista
   1. Olettaen, että tämä jono on toiminnassa klo 8.00–18.00, aloita napsauttamalla kalenterissa klo 18.00. Vahvista, että PBX-tila suljettu on valittuna, ja määritä sitten haluttu aloitusaika tälle tilalle. Voit määrittää toistuvat aukioloajat, esimerkiksi klo 18.00 tänään klo 8.00 huomiseen aamuun. Nämä ajat voivat toistua päivittäin, viikoittain tai joka arkipäivä, viikonloput pois lukien. Tallennuksen jälkeen järjestelmä ottaa nämä aukioloajat automaattisesti käyttöön kaikkina kalenterivuosina nykyisestä päivämäärästä alkaen
3. Kun puhelu saapuu ja jono on avoinna, se ohjataan tänne. Napsauta laattaa päästäksesi jonon asetuksiin (kohta 3 yllä olevassa kuvassa)
   1. Jäseniä tarvitaan vastaamaan puheluihin tässä jonossa, joten napsauta Lisää jäseniä ja valitse käyttäjät, jotka haluat lisätä tähän jonoon
   2. Valitse soittostrategia napsauttamalla Jonotusjärjestelmään tulevien puheluiden käsittely -välilehteä. Tämä sanelee, miten puhelut jakautuvat jonon jäsenten kesken. Lue lisää eri soittostrategioistamme napsauttamalla tästä!
   3. Puhelun pituus osoittaa puheluyrityksen keston. Esimerkiksi satunnaistetussa puhelustrategiassa järjestelmä yrittää tavoittaa yhden jonossa olevan jäsenen 22 sekunnin ajan. Jos vastausta ei tule, puhelu ohjataan seuraavalle vapaalle jonossa olevalle jäsenelle
   4. Tarvittaessa voit myös määrittää enimmäisodotusajan, mikä tarkoittaa, että soittajan on odotettavan puheluun vastaamista tai sen siirtämistä eteenpäin rajoitetusti
   5. Soittajille-osiossa voit määrittää tervetuloviestejä ja muita soittajille tarkoitettuja tiedotteita.
   6. Jonotusjärjestelmän jäsenille on muita asetuksia, esimerkiksi voit valita, mikä numero heille näytetään puhelun saapuessa
   7. Lisäasetuksissa voit esimerkiksi ottaa tämän numeron käyttöön jonon jäsenten näyttönumerona
4. Jos jono on suljettu, puhelu seuraa ennalta määrättyä polkua (katso kohta 4 yllä olevassa kuvassa) Napsauttamalla huomautuskuvaketta voit määrittää puhelun kohteen ja sitä seuraavat toimenpiteet, kun se saapuu suljettuun jonoon.

IVR antaa asiakkaillesi mahdollisuuden valita, mihin jonoon puhelut ohjataan, valitsemalla tietyn numeron – ja numero määrittää, minne puhelu reititetään. Katso alla oleva video uuden IVR:n luomisesta ja sen asetusten muokkaamisesta tai tutustu sen alla olevaan vaiheittaiseen oppaaseen!

IVR:n luominen

Luodaksesi IVR:n...

1. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa plusmerkkiä ja valitse sitten IVR
2. Nimeä IVR-vaihteesi, valitse sen maa ja valitse sille numero (ja tarvittaessa laskutuspaikka)
3. Napsauta Luo PBX-palvelu
4. Ja IVR on luotu!

IVR:n määrittäminen

Kun harkitset IVR-vaihdepalvelun asetusten muuttamista, on muutamia peruspilareita, jotka sinun on otettava huomioon. Katsotaanpa, miten IVR konfiguroidaan:

1. Yläreunassa näet IVR:n nimen ja numeron (kohta 1. yllä olevassa kuvassa)
2. Voit tarvittaessa muokata IVR:n aukioloaikoja napsauttamalla kellokuvaketta (kohta 2. yllä olevassa kuvassa). Kun lisäät aukioloaikoja IVR:n, määritä tunnit, jolloin IVR on suljettu. Huomaa, että sinun on asetettava aukioloajat tulevaan aikaan; ajastukset menneeseen aikaan eivät ole sallittuja
   1. Olettaen, että tämä IVR on toiminnassa klo 8.00–18.00, aloita napsauttamalla kalenterissa klo 18.00. Vahvista, että PBX-tilaksi on valittu Suljettu ja määritä sitten tilan haluttu aloitusaika. Voit myös määrittää toistuvat aukioloajat kerralla
3. Napsauta laattaa päästäksesi IVR:n asetuksiin, jotka ovat voimassa, kun IVR on auki (kohta 3. yllä olevassa kuvassa)
   1. Tässä on tärkeää lisätä ääninauhoitus IVR:n näppäimistön osioon, jolloin tämä tallenne toistetaan soittajalle. Tässä suosittelemme, että selität IVR:n eri vaihtoehdot, joihin puhelut voidaan reitittää
      1. Valitse vain nauhoitus luettelosta tai lisää uusi ääni napsauttamalla Lisää ääni
4. Kun näppäimistöasetukset on määritetty, voit valita, mitä eri kohteisiin reititetyille puheluille tapahtuu (kohta 4. yllä olevassa kuvassa). Klikkaamalla laattaa voit valita eri vaihtoehdoista, jotka koskevat puhelun asetuksia ja uudelleenohjausta
5. Jos IVR on suljettu, puhelu seuraa ennalta määrättyä polkua. Napsauttamalla sointukuvaketta voimme määrittää puhelun kohteen ja sitä seuraavat toimenpiteet, kun se saapuu suljettuun IVR:ään

Jaettu ääniposti on vastaaja, jonka voit lisätä vaihdepalveluihisi. Näin asiakkaasi voivat jättää sinulle viestin suoraan vaihdepalveluusi. Katso alla oleva video uuden jaetun vastaajan luomisesta ja sen asetusten muokkaamisesta tai katso alla oleva vaiheittainen opas!

Jaetun äänipostilaatikon luominen

Luodaksesi jaetun äänipostilaatikon...

1. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa plusmerkkiä ja valitse sitten Jaettu ääniposti
2. Nimeä jaettu ääniposti, valitse sen maa ja valitse sille numero (ja laskutuspaikka tarvittaessa)
3. Napsauta Luo PBX-palvelu
4. Ja jaettu äänipostilaatikko on luotu!

Jaetun äänipostilaatikon määrittäminen

Tämän jälkeen järjestelmä luo automaattisesti jaetun äänipostilaatikon, ja napsauttamalla sen ruutua voit aloittaa sen asetusten määrittämisen:

• Kuvaus on jaetun äänipostilaatikon nimi
• Toistettava ääni on tallenne, joka toistetaan vastaajaan viestin jättäjälle. Tässä suosittelemme lisäämään tallenteen, joka ilmoittaa käyttäjälle viestin jättämisestä
• Puhuttu kieli on kieli, jonka voit asettaa jaettuun vastaajaan
• Ilmoitukset täällä voit valita, että saat sähköpostiviestin jokaisesta jaettuun vastaajaan jätetystä uudesta vastaajaviestistä, ja täällä voit myös lisätä sähköpostiosoitteen, johon nämä sähköpostit lähetetään. Vaihtoehtoisesti voit myös tilata sähköpostiin lisätyn vastaajaviestin automaattisen transkription
• Voit myös valita, että saat tekstiviestin jokaisesta uudesta vastaajaviestistä – täytä vain matkapuhelinnumerosi tekstilaatikkoon
• Puheluiden reititykset – voit luoda ja määrittää puheluiden reitityksiä tietyille numeroille, jotka tulevat jaettuun vastaajaan.

Faksista PDF-tiedostoksi on vaihdepalvelu, jonka avulla voit vastaanottaa faksisi PDF-tiedostoina valittuun sähköpostiosoitteeseen. Katso alla oleva video siitä, miten luodaan uusi Faksi PDF:ksi -yhteys ja muokataan sen asetuksia, tai katso alla oleva vaiheittainen opas!

Faksista PDF:ksi -palvelun luominen

Luodaksesi faksista PDF-tiedostoksi -palvelun luominen...

1. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa plusmerkkiä ja valitse sitten Faksista PDF-tiedostoksi
2. Nimeä faksista-PDF-tiedostoksi -vaihdepalvelusi, valitse sen maa ja valitse sille numero (ja laskutuspaikka tarvittaessa)
3. Napsauta Luo PBX-palvelu
4. Ja Faksista PDF-tiedostoksi -vaihdepalvelu on luotu!

Faksista PDF-tiedostoksi -palvelun määrittäminen

Kun faksista PDF-tiedostoksi -palvelu on luotu, voit aloittaa sen asetusten määrittämisen napsauttamalla sen laattaa:

1. Kuvaus-kohdassa voit muuttaa faksista PDF-tiedostoksi -vaihdepalvelun nimeä
2. Kohdassa Vastaanottaja voit lisätä käyttäjiä, joiden tulisi vastaanottaa uudet faksit PDF-tiedostoina. Lisää vain vastaanottajan sähköpostiosoite kenttään ja napsauta Lisää faksin vastaanottaja

Jaettu laajennus on palvelu, jolla voit yhdistää analogiset puhelimesi ja faksisi Telavoxiin ATA-boksin kautta. Katso alla oleva video uuden jaetun alanumeron luomisesta ja sen asetusten muokkaamisesta tai katso vaiheittainen opas alla!

Jaetun laajennuksen luominen

Luodaksesi jaetun laajennuksen...

1. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa plusmerkkiä ja valitse sitten jaettu laajennus
2. Nimeä jaettu alanumerosi, valitse sen maa ja valitse sille numero (ja laskutuspaikka tarvittaessa)
3. Napsauta Luo PBX-palvelu
4. Ja jaettu laajennus on luotu!

Jaetun laajennuksen määrittäminen

Kun vaihdepalvelu on luotu, voit määrittää päätelaitteen jaettuun alanumeroon ja aloittaa päätelaitteen käytön sen kanssa. Huomaa, että päätelaite on lisättävä Laitteisto-välilehden kautta ennen kuin voit määrittää sen jaettuun alanumeroon.

Uuden terminaalin lisääminen hallintaportaaliin

1. Siirry Laitteisto-välilehdelle
2. Napsauta Lisää laitteisto ja sitten Lisää oma päätelaite
3. Valitse merkki ja malli alasvetovalikosta ja lisää sitten päätelaitteesi MAC-osoite tekstikenttään ja napsauta Seuraava
4. Valitse, kuka saa tehdä muutoksia laitteeseen – joko vain järjestelmänvalvoja vai sekä päätettä käyttävä käyttäjä että järjestelmänvalvojaa – ja napsauta Seuraava.
5. Valitse käyttäjä, jonka tulisi käyttää päätettä, sekä laitteen kuvaus, esimerkiksi missä sitä käytetään, ja napsauta Seuraava
6. Viimeinen tehtävä asia on tarkistaa, että täytetyt tiedot ovat oikein – ja sitten vain vahvistaa tiedot ja napsauttaa Lisää pääte. Pääte lisätään pääteluetteloosi ja sitä voidaan käyttää yhteyden muodostamiseen jaettuun alanumeroon