Installationsguide

Följ dessa steg i Adminportalen för att installera e-postintegration med ärenden (Observera att den här processen kräver att din IT-administratör beviljar åtkomst halvvägs genom installationsprocessen):

1. Logga in på Adminportalen.
2. Navigera till katalogen och sök efter Microsoft Email Tickets.
3. Öppna appen Microsoft Email Tickets och klicka på Lägg till. 
4. Klicka på knappen Lägg till konto.
5. Du kommer att omdirigeras till Microsofts autentiseringssida. Logga in med den e -postadress du vill ansluta till kön för att skicka och ta emot e-post.
   
6. När du är inloggad följer du anvisningarna för att begära administratörsmedgivande.
   
7. Vänta tills din systemadministratör har slutfört godkännandeprocessen som beskrivs i administratörsguiden nedan.
8. När din administratör bekräftar att de har gett ditt samtycke uppdaterar du sidan. Du bör omdirigeras till startskärmen och bekräfta att Microsoft-inloggningen har lyckats.
9. Klicka på Lägg till konto och välj det e-postkonto du vill ansluta till integrationen.
   
10. När ditt konto är anslutet följer du guiden under "Integrera Microsoft Email med en kö". När integrationen är konfigurerad och länkad till en kö kommer det att se ut så här:
    

Administratörsguide: Bevilja administrativt medgivande

Systemadministratörer bör följa dessa steg för att godkänna användarens anslutningsbegäran:

1. När du har mottagit användarens begäran om administrativt samtycke, gå till Microsoft Entra/Azure-portalen.
2. Navigera till Företagsappar.
3. Leta reda på "Omni Email" i programlistan och välj det.
4. I programmets vänstra navigeringsmeny väljer du Behörigheter.
   
5. Klicka på knappen "Ge administratörsmedgivande för { YOUR_COMPANY_NAME }".
6. Ett popup-fönster för bekräftelse visas: godkänn frågan. Därefter visas en omfattande lista över alla beviljade behörigheter på skärmen.
   
7. Uppgift slutförd: Alla administrativa uppgifter är nu slutförda. Vänligen meddela användaren så att de kan återgå till steg 9 i installationsguiden för att slutföra installationen.
   

Integrera Microsoft Email med en kö

Följ dessa steg i Adminportalen för att ansluta din e-postadress till kön och börja använda e-postintegration med ärenden:

1. Börja med att navigera till fliken PBX-tjänster.
2. Ändra visningen till tabellvy med hjälp av alternativet längst upp till höger.
3. I den vänstra panelen väljer du fliken Namn och nummer.
4. Hitta och välj den kö som du vill integrera Microsoft Email Tickets med.
5. Fortsätt genom att klicka på Lägg till omnikanal.
6. Välj kanalen Microsoft Email Tickets från de tillgängliga alternativen.
7. Välj ditt konfigurerade konto som skapats från katalogen.
   
8. Klicka slutligen på Lägg till kanal. Detta slutför integrationsprocessen för kön och gör den redo för omedelbar användning.
9. 

Installationsguide

Innan du börjar installera integrationen behöver du skapa en företagsportfölj i Meta Business Suite och Business Manager . Klicka på länkarna nedan och följ instruktionerna:

Länk nr 1: https://www.facebook.com/business/help/1710077379203657/
Länk nr 2: https://www.facebook.com/business/help/544882093404673/
Länk nr 3: https://business.facebook.com/

När du har skapat Meta Business Suite och Business Manager -kontot, följ instruktionerna nedan för att installera integrationen i Adminportalen:

1. Gå till Adminportalen.
2. Navigera till appkatalogen.
3. Sök efter WhatsApp i sökfältet.
4. Klicka på och öppna WhatsApp-appen.
5. Tryck på knappen "Lägg till" längst upp till höger för att installera.

Konfigurera ditt WhatsApp-konto och WhatsApp Business-konto

Om du inte har ett WhatsApp- konto, välj Skapa ett WhatsApp Business-konto och Skapa en ny WhatsApp Business-profil istället i steg 7.

Följ stegen nedan för att konfigurera ditt WhatsApp-konto och din WhatsApp Business-profil:

1. Under "Välj WhatsApp-konto" väljer du det WhatsApp-konto du skapade och ska använda för kön.
2. Logga in med ditt Facebook-konto.
3. Klicka på Kom igång.
   
4. Välj den företagsportfölj du just skapade.
5. Följande information ska fyllas i automatiskt:
   1. Företagsnamn
   2. Företagswebbplats eller profilsida
   3. Land
6. Klicka på Nästa.
   
7. Välj ditt WhatsApp Business-konto och din WhatsApp Business-profil.
   
8. Under "Granska ärenden för integrationsåtkomstbegäran" granskar du integrationssammanfattningen och klickar på Fortsätt.
9. Klicka på Fortsätt.
   
10. När systemet har verifierat ditt konto och är redo att användas > klicka på Slutför.
11. Du kommer sedan att omdirigeras till sidan Appkatalog.
12. Välj det WhatsApp-konto du just skapade.
13. Under Registrera WhatsApp-konto väljer du en PIN-kod för att registrera kontot. OBS! Spara PIN-koden till senare.
    

Uppdatera sedan sidan så kommer kontot att anslutas.

Integrera WhatsApp med kön

1. Börja med att navigera till fliken Växeltjänster.
2. Ändra visningen till tabellvy med hjälp av alternativet längst upp till höger.
3. I den vänstra panelen väljer du fliken Namn och nummer.
4. Hitta och välj den kö du vill integrera med WhatsApp.
5. Fortsätt genom att klicka på Lägg till Omnikanal.
6. Välj WhatsApp-kanal från de tillgängliga alternativen.
7. Välj ditt konfigurerade WhatsApp-konto som skapats från appkatalogen.
   
8. Klicka slutligen på Lägg till kanal. Detta slutför integrationsprocessen för redovisningskön, vilket gör den redo för omedelbar användning!
   

Integrera WhatsApp med Telavox chattwidget

Du kan skapa chattwidgets för din kund. Telavox Widget gör det enklare för dig att prata med dina kunder. Den är din kunds bästa vän på din webbplats, den maximerar din kundsupport, skapar fler leads och ökar försäljningen. Den visar väntetiden i din samtalskö, ditt företags öppettider och kontaktuppgifter.

Nu kan du chatta med dina kunder via widgeten! Du kan ändra widgetens färger så att den ger samma intryck som ditt företag.

Nästa steg

Installera och konfigurera WhatsApp-integrationen. Integrationsalternativet visas sedan under Chattwidgetar, där du kan välja det WhatsApp-nummer du vill visa.

Du kan läsa mer om chattwidgetar i vår FAQ-artikel Kom igång med Telavox-widgeten.

Mallar

Du kan skapa mallar och skicka till kunden efter 24 timmars inaktivitet. Mallar är små förskrivna meddelanden som kan skickas till kunden om det har gått 24 timmar i en konversation utan svar från kunden. Du kan skicka något i stil med "Hej, om du fortfarande behöver hjälp, låt oss veta".

1. Under fliken "Felsökningsguider" nedan kan du läsa mer om kraven för att använda mallar.
   
2. Skapa nya mallar i appkatalogen under WhatsApp-appen.
   

Krav för att använda WhatsApp-mallar

WhatsApp Business-konto (WABA):

• Du måste ha ett verifierat WhatsAppBusiness-konto kopplat till din MetaBusinessManager.

Faktureringsinformation i Meta:

• Lägg till giltig faktureringsinformation i MetaBusiness-inställningarna. Utan den kan du inte skicka mallar.

Mallgodkännande:

• Alla meddelandemallar måste godkännas av Meta innan de kan användas.
• Mallar granskas för formatering, tydlighet och efterlevnad av WhatsApps policyer.

Regler för mallformatering:

• Använd variabler ({{1}}, {{2}}, etc.) för personalisering.
• Undvik reklamspråk om inte mallen är kategoriserad därefter.
• Inget vilseledande eller spam innehåll.
• Måste vara tydligt skriven och professionell 

Mallkategorier:

• Vi stöder för närvarande endast kategorin Verktyg.

Opt-in från kunder:

• Kunder måste välja att ta emot meddelanden via WhatsApp innan du skickar mallar.

Kvalitetsbetyg och gränser:

• Mallens kvalitet spåras (Hög, Medel, Låg). Dålig prestanda kan leda till begränsningar eller restriktioner.

Inställning av telefonnummer:

• Numret som skickar mallarna måste vara anslutet och verifierat under din WABA.

Microsoft Email-integration med Tickets

CC på e-postmeddelanden

När du svarar på ett e-postmeddelande i Ärenden som inkluderar CC-mottagare skickas ditt svar till alla. Det är inte möjligt att välja eller ta bort mottagare manuellt just nu.

Signaturer

E- postsignaturer kan inte läggas till när man svarar på e-postmeddelanden för närvarande.

Hur distribueras inkommande e-postmeddelanden till agenter?

Inkommande e-postmeddelanden distribueras till agenter med hjälp av den inställning som definierats i kön som är ansluten till e-postkanalen.

När en agent är tilldelad mer än en kö, hur hanterar systemet deras arbetsbelastning?

Om en medlem tillhör flera kösystem kommer systemet med högst prioritet att vara det första som distribuerar eller ansluter.

Vad händer med inkommande e-postmeddelanden i vår Outlook-klient?

Telavox e-postkanal hämtar endast information från Microsoft Outlook; den raderar inte e-postmeddelanden från Microsoft. Telavox e-postkanal orsakar inte radering av dessa e-postmeddelanden.

Kan jag ha telefoni och e-post | WhatsApp i samma kö?

Även om det är tekniskt möjligt att kombinera telefoni och e-post i en enda kö, rekommenderar vi starkt att man skapar separata köer för att ta hänsyn till deras olika konfigurationskrav.

Kan vi tilldela automatiskt eller måste någon välja manuellt?

Agenter måste hämta ett ärende manuellt. Detta kan göras antingen genom att använda knappen Tilldela eller genom att helt enkelt svara på e-postmeddelandet, vilket automatiskt tilldelar ärendet till agenten när de svarar.

Varför avbryts mina samtal av inkommande e-postmeddelanden?

Se till att inställningen "Ring agenter med SIP-samtal" är avstängd eller inställd på "Nej". Inställningen finns i Partner, Sök efter kunden > Kontovyer > Köer och samtalsgrupper > leta efter den kö som du vill uppdatera.

Kan jag redigera e-postmeddelandets ämne när jag svarar?

Nej - ämnet är fast från det ursprungliga inkommande e-postmeddelandet och kan inte ändras i ett svar.

Kan flera agenter samarbeta kring samma e-postärende?

Ja – ärenden kan tilldelas och omtilldelas mellan agenter. Interna anteckningar gör det möjligt för teamet att kommunicera inom ärendet utan att kunden ser meddelandena.

Vad händer om ett utgående e-postmeddelande inte skickas?

Meddelandet visar statusen Misslyckad leverans. Agenten kan försöka skicka igen inifrån ärendet.

Finns det filbegränsningar för mottagen e-post?

Nej - den nuvarande metoden för filbegränsningar är att helt förlita sig på de saneringsprocesser som Microsoft utför på de e-postmeddelanden som hanteras.

Syns mottagare av till- och kopia?

Ja - hela listan över till- och kopimottagare visas i den hopfällbara rubriken i varje e-postmeddelande.

Kan jag ändra mottagarna av svaret jag ska skicka?

Nej - Om det finns flera mottagare (mottagare, cc) kommer alla att få svaret som skickats från ärenden.

Kan jag välja vilken e-postadress jag vill skicka från?

Nej. Detta är för närvarande inte möjligt.

Visas mottagarlistan i mobilappen?

Nej. Det är möjligt att svara till flera mottagare, men mobilappen visar för närvarande inte vem som kommer att få svaret. Stöd för den här funktionen finns ännu inte tillgängligt.

Hur stänger jag ett löst ärende?

Använd statuskontrollen i ärendets rubrik för att markera ärendet som Stängt. Stängda ärenden finns tillgängliga under fliken "Alla".

Hur ser jag inkommande ärenden?

Inkommande ärenden visas i alla flikar i e-post medan de på mobilen visas under flikarna Ej tilldelade och Alla.

Hur är inkommande e-postärenden relaterade för närvarande?

Ärenden som genereras från e-postmeddelanden länkas samman med hjälp av den ursprungliga avsändarens e-postadress.

Kan vi använda mallar eller signaturer?

Nej, båda stöds för närvarande inte i den här versionen.

Finns det stöd för instrumentpaneler i Tickets?

Nej, detta stöds för närvarande inte i den här versionen.

Kan jag skapa nya kontakter från ärenden?

Ja.

Kan jag koppla ett e-postärende till andra kanaler?

Nej, detta är för närvarande inte möjligt.

Finns filterfunktionen tillgänglig i mobilapparna?

Nej, det är en webb-/skrivbordsapp för tillfället eftersom vi strävar efter att få feedback innan vi har funktionen på alla plattformar.

Stöds röstsamtal via WhatsApp?

Nej, röstsamtal via WhatsApp stöds för närvarande inte.

Krävs en mobillicens för att använda WhatsApp-integrationen, eller kan den även användas med ett fast telefonnummer?

Nej, en mobillicens krävs inte. Ett fast telefonnummer kan användas när du konfigurerar kön för WhatsApp-integrationen.

WhatsApp-integration med Tickets

Stöds röstsamtal via WhatsApp?

Nej, röstsamtal via WhatsApp stöds för närvarande inte.

Krävs en mobillicens för att använda WhatsApp-integrationen, eller kan den även användas med ett fast telefonnummer?

Nej, en mobillicens krävs inte. Ett fast telefonnummer kan användas när du konfigurerar kön för WhatsApp-integrationen.

AI på Tickets

Hur aktiverar jag AI på Tickets?

Det enda kravet som krävs är samtalsinspelning. För att en användare ska kunna använda AI på ärenden måste funktionen för samtalsinspelning vara aktiverad. Samtalsinspelning kan hittas och aktiveras i administratörsportalen. När samtalsinspelning är aktiverad visas AI-funktioner (transkription, sammanfattning, taggar) automatiskt i ärenden.

Var lagrar vi informationen?

Eftersom vi har integrerat med Whisper/OpenAI kommer informationen att skickas till USA.

Hur säkerställer vi att informationen är säker?

Vi har ett datahanteringsavtal (DPA) med OpenAI som täcker datahantering, integritet och säkerhet. Detta reglerar hur data ska hanteras, lagras och skyddas. Samtalsinspelningen som lagras i ärendet är endast tillgänglig för den agent som deltog i samtalet (samma sak gäller transkription, sammanfattning och taggar).

Hur länge lagrar ni samtalstranskriptioner och AI-sammanfattningar?

Vi sparar samtalstranskriptionen på obestämd tid. Tills inspelningen tas bort.

För AI-sammanfattningar – lagras de inte förrän de faktiskt sparas som en anteckning. I så fall lagrar vi dem på obestämd tid.

Kan AI-transkriptionen hantera olika språk och dialekter?

AI-transkriptionen stöder flera olika dialekter och över 57 olika språk.

Vad är AI-sammanfattning och hur kan det hjälpa mig?

AI-sammanfattning fungerar mycket bra om en lång konversation har transkriberats och det inte finns tid att läsa igenom allt, då kan man välja att sammanfatta transkriptionen och få en kort översikt över vad konversationen handlade om.

Hur används AI-taggar i kontaktcenter?

AI-taggar används för att kategorisera konversationsämnen och nyckelord för att skapa insikter om vad konversationerna handlar om. I framtiden kommer AI-taggar också att spela en större roll i rapporteringen, där man kommer att kunna se vad kunderna ringer om mest.

Är era AI-funktioner integrerade med andra system vi använder?

Våra AI-funktioner är ännu inte integrerade med andra system. De kan endast användas i Tickets.