När du stöter på ett problem och behöver kontakta vårt supportteam kan sättet du skriver ditt ärende på avsevärt påverka hur snabbt och effektivt problemet löses. Ett väl utformat ärende – tydligt, koncist och informativt – kan vara skillnaden mellan en omedelbar lösning och ett långt fram och tillbaka som försenar lösningen.

Innan du skickar in ett ärende: Inledande felsökningssteg

Innan du kontaktar oss, ta några minuter för att utföra dessa kontroller:

• Fråga dina kollegor: Bekräfta om andra upplever samma problem och om de redan har hittat en lösning
• Sök i vår kunskapsbas: En snabb sökning kan avslöja en relevant artikel eller en befintlig lösning
• Starta om appen eller enheten: Om problemet gäller Telavox-appen, försök att stänga den helt och starta den igen. Om det gäller en VoIP-terminal, starta om enheten. Om problemet kvarstår, överväg att starta om din dator eller din smartphone också.

Om inget av dessa steg löser problemet, vänligen inkludera de åtgärder du redan har vidtagit i ditt ärende – det hjälper oss att undvika att föreslå saker du redan har provat.

Att skapa en effektiv ämnesrad

Ämnesraden för ditt ärende bör kortfattat och tydligt sammanfatta problemet. Ett bra ämne gör att vårt team omedelbart kan förstå problemets natur, särskilt under perioder med höga ärendevolymer. Var specifik och inkludera relevanta nyckelord (t.ex. "Samtalsinspelningsfel för användare X i kö Y" snarare än "Problem med samtal"). Detta förbättrar både hastigheten på prioritering och noggrannheten i kategoriseringen.

Kontrollera om problemet är reproducerbart

Innan du skickar in din förfrågan, försök att återskapa problemet:

• Förekommer det på flera enheter eller bara en?
• Kan man återskapa det konsekvent, eller är det intermittent?

Om du kan återskapa det, inkludera steg-för-steg-instruktioner på hur du gjorde. Detta hjälper vårt team att identifiera grundorsaken och implementera en lösning.

Skriv en tydlig och detaljerad beskrivning

Många berättar inte hela historien när de ber om hjälp – ibland oavsiktligt. Men att utelämna viktiga detaljer gör bara lösningsprocessen längre och svårare. Ju mer information du ger, desto snabbare kan vi identifiera grundorsaken och erbjuda den rätta lösningen.

Ett välskrivet ärende gör att vi kan fokusera på de mest kritiska aspekterna av ditt ärende direkt. Här är vad du bör inkludera:

• Beskriv problemet tydligt: Inkludera specifika symptom, beteenden eller felmeddelanden. Skärmdumpar eller korta videor är oerhört användbara.
• Ange en tidslinje: När uppstod problemet först? Är det pågående, intermittent eller en engångsföreteelse?
• Ange plats eller omfattning: Påverkar problemet en specifik användare, grupp, kö eller ett nätverkssegment?
• Notera ändringar som kan ha gjorts nyligen: Nämn eventuella system- eller miljöändringar som gjordes innan problemet uppstod (t.ex. ny enhet, brandväggsregel, programuppdatering, byte av internetleverantör).
• Förklara påverkan: Berätta för oss hur det här problemet påverkar ditt företag, dina användare eller dina kunder – ju mer vi förstår hur brådskande det är, desto bättre kan vi prioritera.

Sammanfattningsvis

Målet med ett supportärende är enkelt: att tydligt kommunicera problemet du står inför så att vi kan lösa det så effektivt som möjligt. Att ta några extra minuter för att skriva ett genomtänkt och komplett ärende hjälper oss inte bara att hjälpa dig snabbare – det bidrar till en smidigare supportprocess för alla.