Et køsystem er den mest brukte PBX-tjenesten der brukere tar imot samtaler bestemt av den angitte samtalestrategien – altså en gruppe brukere mottar samtaler som kommer inn i køen basert på en angitt strategi. Se videoen vår nedenfor om hvordan du oppretter en ny kø og redigerer innstillingene, eller se trinn-for-trinn-veiledningen nedenfor!

Slik oppretter du en kø

For å opprette en kø...

1. Klikk på plusstegnet øverst til venstre, og velg deretter Køsystem
2. Gi køen et navn, velg landet den tilhører og velg et nummer for den (og et faktureringssted, om nødvendig)
3. Klikk på Opprett PBX-tjeneste
4. Og køen er opprettet!

Slik setter du opp en kø

Når køen er opprettet, er det fortsatt noen innstillinger du må konfigurere for at køen skal fungere, så la oss se hvordan det fungerer!

1. Øverst i køen kan du se navnet og nummeret på køen (punkt 1 i bildet ovenfor)
2. Om nødvendig kan du redigere åpningstidene for køen din ved å klikke på klokkeikonet (punkt 2 i bildet ovenfor). Når du legger til åpningstider i en kø, må du angi tidspunktene køen er stengt. Merk at du må angi åpningstider for et fremtidig tidspunkt; tidligere tider er ikke tillatt.
   1. Forutsatt at denne køen er åpen fra kl. 08.00 til 18.00, begynn med å klikke på 18.00 i kalenderen. Bekreft at "PBX-modus Lukket" er valgt, og angi deretter ønsket starttid for denne modusen. Du kan konfigurere regelmessige åpningstider, for eksempel fra kl. 18.00 i dag til kl. 08.00 i morgen. Disse tidene kan gjentas daglig, ukentlig eller hver ukedag, med unntak av helger. Ved lagring vil systemet automatisk bruke disse åpningstidene for alle kalenderår, fra og med gjeldende dato.
3. Når en samtale kommer inn, og køen er åpen, vil den bli dirigert hit. Klikk på ruten for å få tilgang til køinnstillingene (punkt 3 i bildet ovenfor) .
   1. Medlemmer er nødvendige for å svare på anrop i denne køen, så klikk på Legg til medlemmer og velg brukerne du vil legge til i denne køen.
   2. Skisser opp ringestrategien ved å klikke på fanen Behandling av samtaler til køsystemet . Dette bestemmer hvordan samtaler fordeles blant kømedlemmene. Klikk her for å lese mer om våre ulike ringestrategier!
   3. Samtalelengde angir varigheten av et anropsforsøk. Med en tilfeldig anropsstrategi prøver systemet for eksempel å nå ett kømedlem i 22 sekunder. Hvis det ikke er noe svar, blir anropet deretter viderekoblet til neste tilgjengelige kømedlem.
   4. Om nødvendig kan du også definere en maksimal ventetid, som betyr at det er en grense for hvor lenge en innringer må vente før samtalen enten blir besvart eller videresendt.
   5. I delen For innringere kan du konfigurere velkomstmeldinger og andre informative opptak for innringere.
   6. For medlemmer av køsystemet har du andre innstillinger, f.eks. kan du velge hvilket nummer som vises for dem når et anrop kommer inn.
   7. I Avanserte innstillinger har du for eksempel muligheten til å aktivere dette nummeret som visningsnummer for kømedlemmene.
4. Hvis køen er lukket, vil samtalen følge en forhåndsbestemt bane (se punkt 4 i bildet ovenfor). Ved å klikke på notatikonet kan du konfigurere samtalens destinasjon og påfølgende handlinger når den ankommer en lukket kø.

En IVR lar kundene dine velge hvilken kø de vil omdirigere anrop til ved å velge et bestemt nummer – og nummeret bestemmer hvor samtalen rutes til. Se videoen vår nedenfor om hvordan du oppretter en ny IVR og redigerer innstillingene, eller se trinn-for-trinn-veiledningen nedenfor!

Slik oppretter du en IVR

For å opprette en IVR...

1. Klikk på plusstegnet øverst til venstre, og velg deretter IVR
2. Gi IVR-en et navn, velg landet og velg et nummer for den (og et faktureringssted, om nødvendig)
3. Klikk på Opprett PBX-tjeneste
4. Og IVR-en er opprettet!

Slik setter du opp en IVR

Når du vurderer å sette opp en IVR PBX-tjeneste, er det noen hjørnesteiner du må vurdere. La oss se hvordan du konfigurerer en IVR:

1. Øverst kan du se navnet og nummeret på IVR-en (punkt 1 i bildet ovenfor)
2. Om nødvendig kan du redigere åpningstidene for IVR-en din ved å klikke på klokkeikonet (punkt 2 i bildet ovenfor). Når du legger til åpningstider i en IVR, må du angi tidspunktene IVR er stengt. Merk at du må angi åpningstider for et fremtidig tidspunkt; tidligere tider er ikke tillatt.
   1. Forutsatt at denne IVR er åpen fra kl. 08.00 til 18.00, begynn med å klikke på 18.00 i kalenderen. Bekreft at PBX-modus Lukket er valgt, og angi deretter ønsket starttid for denne modusen. Du kan også konfigurere gjentakende åpningstider samtidig.
3. Klikk på flisen for å få tilgang til IVR-innstillingene for når IVR-en er åpen (punkt 3 i bildet ovenfor)
   1. Her er det viktig å legge til et opptak i seksjonen Lyd før tastaturalternativet, og dette betyr at dette opptaket vil bli spilt av til den som ringer. Her foreslår vi at du forklarer de ulike alternativene i IVR-en hvor samtaler kan rutes.
      1. Bare velg et opptak fra listen, eller legg til en ny lyd ved å klikke på Legg til lyd.
4. Når tastaturalternativene er angitt, kan du velge hva som skal skje med samtaler som rutes til de forskjellige destinasjonene (punkt 4 i bildet ovenfor) . Ved å klikke på en rute kan du velge mellom forskjellige alternativer for hva som skal skje med samtalen og hvor den omdirigeres.
5. Hvis IVR-en er lukket, vil samtalen følge en forhåndsbestemt bane. Ved å klikke på notatikonet kan vi konfigurere samtalens destinasjon og påfølgende handlinger når den ankommer en lukket IVR.

Delt talepost er en talepostkasse som kan legges til i PBX-tjenestene dine. Ved å gjøre dette kan kundene dine legge igjen en beskjed direkte i PBX-tjenesten. Se videoen vår nedenfor om hvordan du oppretter en ny delt talepostkasse og redigerer innstillingene, eller se trinn-for-trinn-veiledningen nedenfor!

Slik oppretter du en delt talemelding

For å opprette en delt talemelding...

1. Klikk på plusstegnet øverst til venstre, og velg deretter Delt talepost
2. Gi den delte taleposten et navn, velg landet og velg et nummer (og et faktureringssted om nødvendig)
3. Klikk på Opprett PBX-tjeneste
4. Og den delte talemeldingen er opprettet!

Slik setter du opp en delt talemelding

Deretter oppretter systemet automatisk en delt talepostkasse, og ved å klikke på flisen kan du begynne å konfigurere innstillingene:

• Beskrivelsen er det faktiske navnet på den delte talepostkassen
• Lyd som spilles av er opptaket som spilles av til personen som legger igjen en talemelding. Her anbefaler vi å legge til et opptak som informerer brukeren om å legge igjen en beskjed.
• Talespråk er språket du kan angi for den delte talemeldingen
• Varsler her kan du velge å motta en e-post for hver nye talemelding som legges igjen i den delte talemeldingsboksen, og her kan du også legge til e-postadressen disse e-postene skal sendes til. Alternativt kan du også få automatisk transkripsjon av talemeldingen lagt til i e-posten.
• Du kan også velge å motta en SMS for hver nye talemelding – bare fyll inn mobilnummeret her
• Anropsruting – ved å klikke her kan du opprette og konfigurere anropsruting for bestemte numre som kommer til den delte talepostkassen.

Faks-til-PDF er en tjeneste der du kan motta fakser som PDF-er til en valgt e-post. Se videoen vår nedenfor om hvordan du oppretter en ny faks-til-PDF-tilkobling og redigerer innstillingene, eller se trinn-for-trinn-veiledningen nedenfor!

Slik oppretter du en faks-til-PDF-tjeneste

For å opprette en faks-til-PDF-tjeneste...

1. Klikk på plusstegnet øverst til venstre, og velg deretter Faks til PDF
2. Gi faks-til-PDF-tjenesten din et navn, velg landet og velg et nummer for den (og et faktureringssted, om nødvendig)
3. Klikk på Opprett PBX-tjeneste
4. Og faks-til-PDF-tjenesten er opprettet!

Slik konfigurerer du en faks-til-PDF-tjeneste

Når faks-til-PDF-tjenesten er opprettet, kan du begynne å konfigurere innstillingene ved å klikke på flisen:

1. Under Beskrivelse kan du endre navnet på faks-til-PDF-tjenesten
2. Under Mottaker kan du legge til brukere som skal motta nye fakser som PDF-filer. Bare legg til mottakerens e-postadresse i feltet og klikk på Legg til faksmottaker.

Delt internnummer er en tjeneste for å koble analoge telefoner og fakser til Telavox via en ATA-boks. Se videoen vår nedenfor om hvordan du oppretter en ny delt internnummer og redigerer innstillingene, eller se trinn-for-trinn-veiledningen nedenfor!

Slik oppretter du en delt utvidelse

For å opprette en delt utvidelse...

1. Klikk på plusstegnet øverst til venstre, og velg deretter delt utvidelse
2. Gi den delte utvidelsen et navn, velg landet og velg et nummer for den (og et faktureringssted, om nødvendig)
3. Klikk på Opprett PBX-tjeneste
4. Og den delte utvidelsen er opprettet!

Slik konfigurerer du en delt utvidelse

Når PBX-tjenesten er opprettet, kan du tilordne en terminal til den delte internlinjen og begynne å bruke terminalen med den. Vær oppmerksom på at du må legge til terminalen i Maskinvare- fanen før du kan tilordne den i den delte internlinjen.

Slik legger du til en ny terminal i administrasjonsportalen

1. Gå til fanen Maskinvare
2. Klikk på Legg til maskinvare og deretter Legg til din egen terminal
3. Velg merke og modell fra rullegardinmenyen, og legg deretter til terminalens MAC-adresse i tekstfeltet og klikk på Neste
4. Velg hvem som skal ha tillatelse til å gjøre endringer på enheten – enten bare administratoren eller brukeren som bruker terminalen og administratoren, og klikk på Neste
5. Velg brukeren som skal bruke terminalen, samt en beskrivelse av enheten, for eksempel hvor den brukes, og klikk på Neste
6. Det siste du må gjøre er å sjekke at den utfylte informasjonen er korrekt – og deretter bare bekrefte informasjonen og klikke på Legg til terminal Da legges terminalen til i terminallisten din og kan brukes til å kobles til en delt internlinje