Telavox Operator är verktyget för den professionella telefonisten. Det förenklar och effektiviserar telefonistens arbete och ger en helhetsbild av företagets telefoni. Med Telavox Operator kan de övervaka och hantera samtal i växeln på ett enkelt och tydligt sätt.
Funktioner i Telavox Operator
- Ringa, koppla och besvara samtal
- Söka bland kollegor och externa kontakter
- Aktivera kollegors hänvisningsprofiler
- Chatta och skicka SMS direkt i Operator
- Skapa nya kontakter och redigera befintliga
- Mallar för effektivare e-postkommunikation
- Effektiviserar samtalshantering
- Enkelt att lära sig och komma igång
- Visar värdefull information i realtid
- Förbättrad kundservice
Operatörsplattform för snabba svar
I Telavox Operator behöver telefonisten endast använda tangentbordet för att besvara, parkera och koppla samtal – med hjälp av välbeprövade och nästintill standardiserade kortkommandon som gör att även en erfaren telefonist snabbt känner sig hemma i plattformen.
Telefonisten kan också chatta, skicka SMS och e-post till alla anknytningar, vilket ger flexibel och effektiv kommunikation. Om ett möte pågår kan telefonisten till exempel koppla samtalet direkt till personens röstbrevlåda eller mobiltelefon. Telefonisten kan även besvara samtal som går direkt till en övervakad anknytning.
Operatörsplattform för snabba svar
I Telavox Operator behöver telefonisten endast använda tangentbordet för att besvara, parkera och koppla samtal – med hjälp av välbeprövade och nästintill standardiserade kortkommandon som gör att även en erfaren telefonist snabbt känner sig hemma i plattformen.
Telefonisten kan också chatta, skicka SMS och e-post till alla anknytningar, vilket ger flexibel och effektiv kommunikation. Om ett möte pågår kan telefonisten till exempel koppla samtalet direkt till personens röstbrevlåda eller mobiltelefon. Telefonisten kan även besvara samtal som går direkt till en övervakad anknytning.
Status och hänvisningar
I Telavox Operator kan telefonisten enkelt se statusen för alla anknytningar. En tillgänglig anknytning visas med en grön ikon, och om personen är upptagen blir ikonen röd. Vid möte eller lunch visas ikonen som grå.
I dessa fall visas även när personen är tillgänglig igen. Telefonisten kan också se den aktiva profilen och avslutningstiden för alla samtal, så att uppringaren alltid möts av rätt person. Med redigerbara kontaktkort för alla anknytningar får telefonisten enkelt en överblick över företagets medarbetare – även vid nyanställningar.
Så här kommer du igång med Telavox Operator
För att kunna använda Telavox Operator behöver du ha tilläggstjänsten Operator aktiverad på ditt konto. Gå sedan till https://operator.telavox.com/ och logga in med dina Telavox-uppgifter så är du redo att köra igång! Vi rekommenderar att du använder en Chromium-baserad webbläsare med Telavox Operator.
Så här använder du Telavox Operator
Instrumentpanel
- Navigeringsfält: Appens huvudflikar – Operator (huvudvy) och Inställningar
- Profilväljare: Din aktiva profil – klicka för att byta
- Inloggad användares avatar: Din profilbild – visar vilket konto som är inloggat
- Panel för nästa inkommande samtal: Visas när ett samtal kommer in, med tre informationskort: uppringare, önskad kontakt och källkö
- Nästa samtalskort: Inkommande uppringares namn och telefonnummer
- Önskad kontakt: Vem uppringaren ursprungligen ringde innan de kom in i kön
- Från kö: Från vilken kö samtalet kommer
- Köflikar: Växla mellan Köer (alla), Samtalskö (detaljvy) samt Överföringar och återuppringningar
- Kötabell: Live-lista över köer – inloggade agenter och väntande samtal
- Kontakttabellsökning: Fritextsökning bland alla kontakter
- Skapa kontakt: Skapa en ny personlig eller delad kontakt
- Kolumnväxlare: Visa/dölj och ändra storlek på kontakttabellens kolumner
- Kontakttabell: Samlad katalog med kollegor, externa kontakter samt Google/Microsoft-synkade kontakter med live-närvaro
- Samtalspanel (höger): Dynamisk högerpanel som visar parkerade samtalskort och aktivt samtalskort
- ?-knapp: Öppnar hjälp- och kortkommandomenyn
Närvaro och tillgänglighetsstatus
🟢 Grön ikon – Personen är tillgänglig för samtal. Ring genom att placera markören på personens namn och trycka på [Enter].
🟡 Gul ikon – Anknytningen ringer just nu, eller ringer innan den andra parten svarat.
🔴 Röd ikon – Personen pratar i telefon. Beroende på din konfiguration kan samtal parkeras och köas till en upptagen anknytning genom att trycka på [Enter].
⚪️ Grå ikon – Anknytningen har en hänvisningsprofil aktiverad och är inte tillgänglig för samtal. Markera personens namn för att se orsaken till frånvaron och när personen är tillgänglig igen.
Besvara inkommande samtal
Alla inkommande samtal presenteras i Telavox Operator i den ordning de anlände – den som väntat längst visas alltid först.
Inkommande samtal aviseras i panelen Nästa samtal längst upp till vänster på skärmen, tillsammans med ett ljudsignal via operatörens dator.
Om uppringarens namn finns sparat i företagets telefonkatalog visas både namn och telefonnummer, samt vilken kö samtalet kom från.
- Tryck på kommatangenten (,,) två gånger för att besvara ett samtal. Samtalet flyttas till det aktiva samtalsområdet till höger på skärmen.
- Tryck på minustangenten (--) två gånger för att avsluta ett samtal.
Koppla inkommande samtal
Du kan koppla samtal på två sätt:
- Blind överföring kopplar uppringaren direkt till önskad anknytning. Telefonisten frigörs omedelbart för nästa samtal.
- Bevakad överföring innebär att du först ringer den önskade anknytningen för att avisera det inkommande samtalet, och sedan antingen slutför överföringen eller hämtar tillbaka samtalet om personen inte kan ta det.
Blind överföring
- Be uppringaren vänta.
- Hitta personen du vill koppla till.
- Tryck F3 för att flytta markören till sökfältet och skriv ett namn eller nummer, eller
- Scrolla till personen i kontaktlistan.
- Tryck Enter två gånger snabbt (inom en halv sekund).
- Samtalet kopplas direkt till personen och telefonisten frigörs för nästa samtal.
Bevakad överföring
- Be uppringaren vänta.
- Hitta personen och tryck Enter en gång.
- Det inkommande samtalet parkeras automatiskt och ett utgående samtal rings upp till personen. Båda samtalen visas i samtalspanelen till höger.
- Vänta på svar och avisera samtalet.
- Välj vad du vill göra:
- Slutför överföringen: Tryck Enter (eller klicka på Överför-knappen). Samtalen kopplas samman och telefonisten frigörs.
- Hämta tillbaka samtalet: Om personen inte kan ta det, tryck F5 för att avparkera den ursprungliga uppringaren. Det utgående samtalet avslutas och du återkopplas till uppringaren.
- Tryck − (minustangenten) för att avsluta samtalet.
Ytterligare överföringsalternativ (högerklicka på en kontakt under ett pågående samtal)
- Överför till mobil – Överför till kontaktens mobilnummer (⌘/Ctrl + Enter, sedan Enter igen).
- Överför till röstbrevlåda – Skickar uppringaren direkt till kontaktens röstbrevlåda.
- Överför – kringgå profilinställningar – Överför även om kontakten har en upptagen eller omdirigerande profil aktiv.
- Parkera om upptagen – Överför och parkerar uppringaren automatiskt om kontaktens linje är upptagen (Alt + ⌘/Ctrl + Enter).
Kortkommandon i Operator
Inkommande samtal
| Kortkommando | Funktion |
|---|---|
| ,, (komma två gånger) | Besvara nästa inkommande kösamtal |
| F2 | Visa kontaktinfo för inkommande uppringare |
| F8 | Markera kontakten för nästa önskade inkommande uppringare |
| F9 | Markera kontakten för aktuell inkommande uppringare |
Aktiva samtal
| Kortkommando | Funktion |
|---|---|
| -- (minus två gånger) | Lägg på det aktiva samtalet |
| Alt och / | Lägg på (svenskt tangentbordslayout) |
| F5 | Parkera eller avparkera till/från parkeringsplats 1 |
| F6 | Parkera eller avparkera till/från parkeringsplats 2 |
Ringa och koppla samtal
| Kortkommando | Funktion |
|---|---|
| Enter | Ring markerad kontakt. Tryck två gånger inom 500 ms för att koppla istället. Om det finns både ett inkommande och utgående samtal bryggs de samman. |
| Enter (i sökfältet) | Ring numret som skrivits in i sökfältet |
| Mod + Enter | Ring markerad kontakts mobilnummer. Tryck två gånger för att koppla till mobil. |
| Alt + Enter | Ring och kringgå kontaktens profil-/omdirigeringsinställningar |
| Shift + Enter | Ring direkt till markerad kontakts röstbrevlåda |
| Alt + Mod + Enter | Koppla till markerad kontakt och parkera om upptagen |
Sökning och navigering
| Kortkommando | Funktion |
|---|---|
| F3 | Flytta markören till sökfältet |
Meddelanden
| Kortkommando | Funktion |
|---|---|
| Mod + E | Skicka e-post till markerad kontakt |
| Mod + Shift + S | Skicka SMS till markerad kontakt |
App
| Kortkommando | Funktion |
|---|---|
| ? | Öppna hjälp- och kortkommandomenyn |
Ringa samtal
Interna samtal
Hitta personen du vill ringa genom att:
- Trycka F3 för att hoppa till sökfältet och skriva ett namn eller nummer, eller
- Scrolla och klicka på en kontakt i kontaktlistan.
- Tryck Enterför att ringa. Samtalet visas i samtalspanelen till höger på skärmen.
- Om du redan är i ett aktivt samtal parkeras det automatiskt när du ringer ett nytt – du behöver inte parkera det manuellt.
Ytterligare alternativ för interna anknytningar:
- Mod + Enter – Ring personens mobilnummer istället.
- Alt + Enter – Ring och kringgå personens profil- eller omdirigeringsinställningar.
- Shift + Enter – Gå direkt till personens röstbrevlåda.
- Högerklicka på kontakten för fler alternativ för samtal och överföring.
- Tryck -- för att avsluta samtalet.
Externa samtal
Hitta kontakten genom att:
- Trycka F3 för att hoppa till sökfältet och skriva ett namn eller nummer, eller
- Scrolla och klicka på en kontakt i kontaktlistan.
- Om du redan är i ett aktivt samtal parkeras det automatiskt när du ringer ett nytt.
- Tryck -- för att avsluta samtalet.
Bra att veta
Externa kontakter från företagets telefonkatalog, Google eller Microsoft visas i samma lista. Tryck Enter för att ringa kontaktens fasta nummer, eller Mod + Enter för att ringa mobilnumret.
Parkera samtal
I Telavox Operator kan du parkera upp till två samtal samtidigt – det första på parkeringsplats F5 och det andra på F6.
Det kan hända att du själv har ringt eller tagit emot ett samtal som tar tid, och samtidigt behöver kunna parkera det för att besvara väntande samtal i operatörskön.
När du vill parkera ett samtal:
- Be uppringaren (A-parten) vänta och meddela att du tillfälligt parkerar samtalet.
- Tryck F5 på tangentbordet. Den parkerade personen hör väntemusik.
När du vill hämta tillbaka ett parkerat samtal:
- Tryck F5 på tangentbordet för att återuppta samtalet.
Behöver du parkera ett andra samtal samtidigt använder du F6 för det andra samtalet.
DeleteÄndra en kollegas profil
Om en användare glömt att byta profil (som har specifika samtalsomdirigeringar) och du har behörighet till den här funktionen kan du ändra profilen åt dem.
När du vill hänvisa/ändra en användares profil:
- Sök efter önskad person.
- Klicka på användarens namn och välj Ange profil till höger. Alternativt klickar du på profilfliken på personens kontaktkort.
- Välj önskad hänvisningsprofil i rullgardinsmenyn.
- Välj datum i kalendern och fyll i tiden när användaren är tillgänglig igen (eller markera rutan Tills vidare).
- Aktivera hänvisningsprofilen genom att klicka på Spara.
Du ändrar en hänvisningsprofil på samma sätt och välja profilen Tillgänglig.
Om en användare saknar avatar är det en extern kontakt.
DeleteTa emot aviseringar och skicka meddelanden
I Telavox Operator finns det ett par sätt att hantera meddelanden som telefonist, så att inget viktigt riskerar att gå förlorat. Du kan välja mellan:
- Skicka ett SMS.
- Skicka ett e-postmeddelande.
När du vill skicka ett SMS till en användare:
- Sök efter personen du vill skicka SMS till.
- Högerklicka på personen.
- Välj Skicka SMS.
När du vill skicka ett e-postmeddelande till en användare:
- Sök efter personen du vill skicka e-post till.
- Högerklicka på personen.
- Välj Skicka e-post.
E-postmall i Operator
För att använda e-postmallar i Telavox Operator behöver du först konfigurera dem under Inställningar > Färdiga svar i Telavox Operator, eller i skrivbordsappen. Vill du konfigurera dem i skrivbordsappen, klicka här för att läsa mer!
Du kan använda mallen nedan som utgångspunkt i din operatörsmiljö:
Hej [mottagare],
[namn] med nummer [nummer] försökte nå dig [datum] [tid].
Med vänliga hälsningar,
Växeln
