Synkronisering af din kalender med Flow

Du har mulighed for at synkronisere dine begivenheder i din kalender med Flow profilerne (Tilgængelig, Gået hjem, Møde, Ferie osv.). På den måde annoteres dine kalenderbegivenheder, så de styrer, hvilken Flow profil der er aktiv. Bemærk at synkronisering af din eksterne kalender overskriver eventuelle arbejdstider opsat i Flow.

Deling af din kalender med Microsoft eller Google login

Hvis du har en Microsoft eller Google kalender, kan du gå til Indstillinger > Min konto i Flow Desktop klienten eller vores webapp og logge på med dit Microsoft eller Google login, og derefter aktivere Kalender synkronisering.

Deling af din kalender uden Microsoft eller Google login

Ved andre kalendertjenester skal du angive et .ics link for at dele din kalender med Flow. Linket genereres i din kalender og indsættes i Indstillinger > Arbejdstid > Ekstern kalender > Ical-adresse i Flow Desktop klienten eller vores webapp. Tryk ‘Enter’ efter linket sættes ind.

Bemærk at du skal vælge ‘Kan få vist alle detaljer’ (kan variere afhængig af kalendersystem) når du deler/publicerer din kalender uden at bruge Microsoft eller Google login. Hvis denne mulighed ikke vises, skal du kontakte din administrator for at få de nødvendige rettigheder. 

Anvendelse af kalender synkronisering

For at annotere dine kalenderbegivenheder, så de styrer, hvilken Flow profil der er aktiv, skal du skrive status:”profilnummer” i din begivenhed (enten i emnefeltet eller beskrivelsen). 

Vores standardprofiler har følgende profilnumre:

0 (Tilgængelig)

1 (Frokost)

2 (Møde)

3 (Gået hjem)

4 (Ferie)

5 (Syg)

6 (Ikke på kontoret)

7 (Forretningsrejse)

8 (Barns sygedag)

9 (Kursus)

Et eksempel kan være at du gerne vil skemalægge din arbejdstid ved automatisk at aktivere ‘Gået hjem’ profilen uden for din arbejdstid 8-16 i hverdage. I dette tilfælde skal du oprette en begivenhed fra kl. 16 til næste dag kl. 8 og skrive status:3 i begivenhedens emnefelt eller beskrivelse. Herefter kan du gentage begivenheden, så den vises i kommende uger og dermed aktiveres ‘Gået hjem’ profilen i kommende uger. Dette skal gøres for alle dage i kalenderen og du kan vælge indstillingen ‘hele dagen’ i begivenhedens indstillinger til at aktivere ‘Gået hjem’ på lørdag og søndag.. 

Når dette er gjort, kan du se at begivenhederne ligger som skemalagte Flow profiler under Indstillinger > Arbejdstid > Grafisk visning i Flow Desktop klienten eller vores webapp. ‘Tilgængelig’ profilen er aktiv når der ikke er andet skemalagt i Flow kalenderen og den grafiske visning viser desuden hvilken profil der er aktiv på nuværende tidspunkt. Kalender synkronisering opdateres hvert 10. minut, så hvis du laver ændringer i kalenderbegivenhederne kan der gå op til 10 minutter før de træder i kraft i Flow.

Bemærk at den grafiske visning kan se forkert ud såfremt der anvendes et .ics link (deling af din kalender uden Microsoft eller Google login). Dette er udelukkende et problem med den visuelle præsentation og der arbejdes på at løse dette.

Automatisk aktivering af møde profilen

I Flow Desktop klienten eller vores webapp er det muligt at slå ‘autoaktiver møder’ til, som gør at begivenheder der er markeret som optaget i din kalender automatisk tilknyttes ‘Møde’ profilen i Flow. Brugere der har logget ind med deres Microsoft eller Google login, vil blive præsenteret for muligheden under Indstillinger > Min konto > Microsoft/Google. Brugere uden Microsoft eller Google login, vil blive præsenteret for muligheden under Indstillinger > Arbejdstid > Ekstern kalender.